Grip op je debiteuren!

Niets is zo vervelend als klanten die (te) laat of helemaal niet betalen. Veel ondernemers vinden het lastig om contact op te nemen ivm openstaande facturen. Toch is het soms nodig. 

Hoe zorg je ervoor dat de facturen wél worden betaald? Hier een aantal tips op grip te krijgen op je debiteuren:

Tip 1 – Klantencheck

Om te beginnen is het verstandig om een nieuwe klant te checken. Hier een aantal opties;

  • Kamer van Koophandel
    Bij de Kamer van Koophandel vindt je alle informatie over jaarrekeningen, BV-structuren, datum van oprichting en aantal medewerkers. Dus heb je meteen al een goede check!
  • Zoekmachines
    Type in Google de bedrijfsnaam van de potentiële klant plus een trefwoord als ‘kantonrechter’, ‘failliet’, ‘curator’, ‘vordering’, of iets dergelijks. Het kost even tijd, maar levert vaak belangrijke informatie op.
  • Insolventieregister
    Ook is er een direct informatiekanaal via het Centraal Insolventieregister. Hier kun je checken of de  potentiële klant betrokken is bij een faillissement, surseance van betaling of schuldsanering.

Tip 2 – Planning

Een vast moment in de week plannen om ermee aan de slag te gaan. Zo vergeet je het niet, en weet je precies wat de status is. Dit gaat op den duur meer tijd besparen!

Tip 3 – Maak duidelijk afspraken

Het is belangrijk dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de prijs en/of inhoud van jouw diensten. Leg daarom afspraken altijd vast in een overeenkomst. Laat de overeenkomst – zeker als het om grote bedragen gaat – vooraf voor akkoord ondertekenen. En laat onderstaande zaken terugkomen in deze overeenkomst:

  • De naam, functie en adresgegevens van beide partijen.
  • Omschrijving van de diensten en/of te leveren goederen.
  • De totaal kosten en betalingstermijn.
  • De levertermijn.
  • Aanvullende voorwaarden.
  • Een verwijzing naar je eigen algemene voorwaarden.

Tip 4 – Facturen

Stuur je facturen zo snel mogelijk op. Direct wanneer de diensten of goederen zijn geleverd. En vermeld op de factuur ook duidelijk de betalingstermijn.

Tip 5  – 1e betalingsherinnering.

Wanneer de betalingstermijn is verstreken, is het tijd voor een eerste, vriendelijke herinnering. Het kan zijn dat de klant dit simpelweg is vergeten, of dat de factuur klaar staat in de eerstvolgende betalings-run.

Tip 6 – 2e betalingsherinnering – contact moment

Wanneer je na de herinnering nog niets heb ontvangen, is het tijd om telefonisch contact op te nemen. Op deze manier hou je nauw contact met je klant en kun je een nieuwe (betalings) afspraak maken.
Ook is belangrijk wie er contact opneemt. Is er een financiële afdeling? laat dan de persoon die verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer contact opnemen met de klant. 

Tip 7 – Aanmaning

Wanneer de betaling alsnog uit blijft, stuur je de laatste herinnering (aanmaning)
Geef aan om welke factuur het gaat en de datum waarop het geld binnen moet zijn.
bv: Uw betaling dient binnen 5 dagen na dagtekening van deze brief te zijn bijgeschreven op ons onderstaande IBAN, onder vermelding van het factuurnummer
Als tijdige betaling onverhoopt uitblijft, zijn wij helaas genoodzaakt de vordering ter incasso uit handen te geven aan ons incassobureau
.

Tip 8  – Incassobureau

Incassobureau
Je hoopt natuurlijk dat dit nooit nodig is maar helaas gebeurt het soms. Een klant die na de laatste herinnering niet heeft betaald. Dan kun je een incassobureau inschakelen. Vooral met de hogere bedragen is dit een laatste redmiddel.

Tip 9 – Debiteurenbeheer uitbesteden

Wanneer jij het niet prettig vind om zelf contact te hebben met je klanten over openstaande facturen, dan kun je het debiteurenbeheer ook uitbesteden.  
Bij vragen en/of interesse kunt u met mij contact opnemen hierover!

10 mei 2022